空き家の管理・巡回の報告書(写真つき)の項目の例
このページについて
遠くに住む持ち主にとって、空き家の様子は、巡回する人の報告が頼りです。写真つきで、見たことを同じ順番で毎回書くと、持ち主も変化に気づきやすくなります。このページは、巡回報告書の項目の例です。物件に合わせて書き換えてください。
報告書に入れる項目の例
| 項目 | 書き方の例 | 書くときのひとこと |
|---|---|---|
| 巡回日・時間 | ○年○月○日(○) 10:00〜10:40 | 毎回同じ形式で |
| 天気 | 晴れ(前日は雨) | 前日の雨は、雨漏りや水たまりの話のときに役立つ |
| 外まわり | 門・塀・外壁・屋根まわり・敷地の様子 | 見える範囲を、写真1枚と一言で |
| 玄関まわり・施錠 | 玄関の鍵は掛かっていました | 見たこと(掛かっていた/開いていた)だけ書く |
| 通風(窓の開け閉め) | 1階の窓2か所を30分ほど開けて換気しました | 開けた場所と時間を書く |
| 通水(水を流したか) | 台所・洗面・浴室・トイレの蛇口を1分ほど流しました | 流した場所を書く。出方に変わりがあれば一言 |
| 郵便物 | ポストにチラシ5通、持ち主の○○様あての封書1通がありました。封書は開けずに、お約束のとおり、郵便で○○様へお送りしました。 | 取り出す・転送する・そのままにするは、持ち主との約束で決めた範囲だけ。開けない。持ち主以外あての物は、開けず、持ち帰らず、その旨を持ち主に知らせる(扱いは、日本郵便の『他人あての郵便物が届いたとき』の案内に沿って、持ち主と決める)。封書を送る手段は、総務省の『信書のガイドライン』で確かめる。 |
| 庭木・雑草 | 草が膝くらいまで伸びていました | 枝や草が、隣の敷地の側に伸びているように見えたら、その旨(境界がどこかの判断はしない)。 |
| 気づいた点 | 北側の外壁に、細いひびが見えました | 見たこと、触ったことを書く。原因や安全かどうかは書かない |
| 次回の予定・お願い | 次回は○月○日ごろ巡回します | 持ち主に頼みたいことがあれば一言 |
写真の撮り方のこつ
- 毎回同じ場所から撮る。門の前、玄関、庭の端など、撮る場所を決めておくと、前回との違いが分かります。
- 全体と近くを1枚ずつ。気づいた所は、近くで1枚撮ります。
- 日付と場所を、写真のそばに書く。「10/9 北側外壁」のように短く。
- 近所の人や通行人が写らない向きにする。近所の家の表札や車のナンバーも避けます。
- 同じ順番で回る。外まわり→玄関→室内…のように順番を決めておくと、抜けが減ります。
- 郵便物を撮るときは、あて名や差出人が読めない向きにします。
報告書に入れない物
- 建物の法定の検査や届出。法律で決まっている建物の検査や、行政への届出は、別の専門の書類で扱います。
- 「特定空家」に当たるかの判定。当たるかどうかは自治体が決めることで、巡回の報告に書く内容ではありません。
- 建物の安全の保証。「安全です」「倒れません」「問題ありません」のような言葉は書かない。見たことだけを書きます。
まえあと報告書で作るときの正直な話
まえあと報告書は、「前」と「後」の2枚を並べる形が基本です。空き家の巡回報告は、前後の比べではなく、場所ごとに1枚(または今回の様子の写真)を並べる形になります。まえあと報告書では、1枚だけの組も作れるので、場所ごとに1組として並べることはできますが、もともと前後を比べるための道具なので、巡回報告のために作った形ではありません。次のように使うことはできます。
- 「前回の写真」と「今回の写真」を組にして、前回からの変化を見せる。
- 場所ごとに写真1枚の組を作り、一言を添える。
どちらの使い方でも、写真に付く「作業前」「作業後」の表示は変えられません(表題は変えられます)。写真が1枚だけの組は、もう片方に「(写真なし)」と出ます。
写真を並べて、PDFの報告書にする(無料の道具)
作業の前後の写真を並べて、PDFの報告書にする道具です。いまは無料で使え、登録は要りません。写真・現場名・一言はサーバーに送らず、PDFは端末の中で作ります。ページの表示回数などの集計については、プライバシーの説明をご覧ください。写真は30枚までです。スマートフォンの機種によっては、写真が多いと作れないことがあります。
道具に入れられるのは、表題・現場名・作業日・会社名と、写真の組ごとの一言(60字まで)です。それ以外の項目は、一言の欄に短く書くか、メールなどで別にお伝えください。
PDF の最後のページに、「まえあと報告書で作成」の表示と URL が入ります。
よくある質問
巡回の頻度はどのくらいが目安ですか。
持ち主との約束で決まります。報告書には、次回の予定を書いておくと、持ち主も安心します。
建物の中に入れない場合はどうしますか。
入れた範囲と、入れなかった範囲を書き分けます。「室内は入っていません。外から見える範囲は次のとおりです」のように書けば、見ていないことを見たことにしません。
持ち主に悪い知らせを書くときはどうしますか。
見たことを、写真を添えて短く書きます。「ひびが見えました」「雨漏りの跡のように見えます」と、見えた様子を書き、原因の判断は専門の人に任せる言い方にすると、後で困りません。
ご利用にあたって
このひな形は、自由に書き換えてお使いいただけます。一般的な例であり、内容の正しさや、お仕事・地域ごとの法令や契約への適合を保証するものではありません。お使いになるときは、ご自分の仕事に合わせてお確かめください。